Ce este un sistem de management de fișiere?

Un sistem de management de fișiere este orice sistem electronic care organizează înregistrări într-un format logic și ușor de accesat. Sistemele de gestionare a fișierelor utilizate pentru a constau în sertare și dulapuri pline de hârtie, dar cele mai multe sisteme de astăzi sunt gestionate pe calculatoare folosind software specializat. Există câteva stiluri standard și tipuri de sisteme de gestionare a fișierelor care servesc scopuri ușor diferite.

Managementul fisierelor odată ce a însemnat menținerea unui sistem de fișiere de hârtie într-o ordine logică, de multe ori într-un dulap fișier (sau mai multe). Astăzi, de gestionare a fișierelor, de obicei, se referă la un program software care organizează fișiere electronice într-un mod similar, dar pe un calculator în loc într-un dulap fișier. Versiunile foarte recente ale sistemelor de gestionare a fișierelor sunt construite pe Internet, astfel încât fișierele pot fi localizate din orice locație prin căutare on-line.

Un sistem de management de fișiere va cuprinde, de obicei, dosare în care sunt stocate documentele individuale. Sisteme de operare ca Windows permit utilizatorilor să creeze și numele foldere virtuale pentru a ajuta la organizarea și localizarea înregistrărilor electronice. Aceste dosare pot avea sub-dosare în cadrul acestora, precum și sisteme foarte mari au mai multe niveluri de sub-dosare. Toate aceste sub-foldere, de obicei, se întind de la un director rădăcină, care este de multe ori punctul de pornire pentru o căutare de documente virtuale. Fișierele individuale sunt adesea denumite folosind un stabilit de comun acord în stil denumirea fișierelor, ceea ce face mai ușor de fișiere pentru a aranja și a localiza de către mai mulți utilizatori.

Există diferite tipuri de sisteme de gestionare a fișierelor, dar cele mai multe dintre ele folosesc baze de date. Adică, documentele sunt stocate într-un program software sau platformă intranet cu o funcție de căutare, care permite documentelor să fie găsit. Sistemele de gestionare a fișierelor variază în sofisticarea stocarea documentelor și regăsire. Sistemele incluse necostisitoare oferă de gestionare a fișierelor de bază, sisteme la nivel de întreprindere oferă o gestionare mai avansate, fie sisteme online sau offline, și foarte sofisticate, cum ar fi Microsoft Sharepoint oferă opțiuni avansate de gestionare a conținutului.

Funcția unui sistem de management de fișiere este de a păstra înregistrările organizate într-un mod care le face ușor de accesat. În mod ideal, aceste sisteme pot fi utilizate de oricine într-o companie care are nevoie să acceseze fișiere. Sistemul ar trebui să fie ușor de învățat și să navigați, astfel încât acesta funcționează ca un activ și nu împiedica utilizatorii. Sistemele electronice de gestionare a fișierelor pot reprezenta, de asemenea, căutarea unui birou pentru a merge informatizat.

La crearea unui sistem de management al fișierelor este important să se ia în considerare ce metodă de organizare funcționează cel mai bine pentru înregistrările dumneavoastră. Fișierele pot fi organizate pe categorii sau scop - de exemplu, înregistrările personale ar putea include foldere numite „conturi de uz casnic“, „facturi“ și „documente ipotecare“. înregistrări electronice la cabinetul unui medic ar fi organizate, probabil, de numele pacientului. sisteme foarte mari de gestionare a fișierelor, cum ar fi cele de la o universitate ar putea fi organizate cu ajutorul unui sistem de numerotată pentru a diferenția diferitele categorii de înregistrări.