Cum de a organiza procesul-verbal de reuniune

Examinați agenda reuniunii. Acest lucru vă va permite să-și planifice pentru elementele importante pe ordinea de zi despre care va trebui să ia notițe. Veți primi, de asemenea, un sentiment de cât de mulți participanți să se aștepte.

Proiect de o foaie participant. Acest lucru poate fi la fel de simplu ca o bucată de hârtie cu titlul reuniunii și data la partea de sus cu mai multe linii numerotate. Vei distribui acest lucru la începutul întâlnirii pentru participanții să semneze.

Asigurați-vă că echipamentul de înregistrare funcționează corespunzător. Puteți alege să luați notițe ale întâlnirii de pe un laptop, sau cu pix și hârtie, sau prin înregistrarea întâlnirii. În cazul în care reuniunea va acoperi informații sensibile, discuta înregistrarea cu președintele și să explice intenția de a utiliza înregistrarea numai pentru a asigura acuratețea procesului-verbal.

Luați notițe în timpul ședinței. Concentreaza-te pe subiectul fiecărei discuții și se lasă în comentarii. De exemplu, rețineți că alocarea a fost discutat fonduri pentru o clădire nouă, dar nu rețineți că „discuția a fost emoțională și încălzit.“ Notă care a propus fiecare mișcare și ceea ce a fost rezolvată.

Creați un document care va fi oficial procesul-verbal de întâlnire. Ar trebui să fie același format ca minute reuniuni anterioare. Luați în considerare utilizarea șase secțiuni: Apel la comanda, apel nominal, aprobarea ultimelor minute de întâlnire, probleme deschise, noi afaceri și amînare. Sub fiecare oferă un rezumat scurt și neutru al discuției sau a activității. Dacă a existat un număr de vot, includ concordanța. În cazul în care voturile nu au fost numărate, de stat doar că o mișcare a fost „executat“ sau „nu a reușit.“ Crearea unui spațiu pentru procesul-verbal care va fi semnat de unul singur ca taker notă și președintele, care va aproba procesul-verbal.

Circulați procesul-verbal la membrii consiliului de administrație în termen de o săptămână de la reuniune și - în cazul în care întâlnirea a fost publică - le fișier în format registru public. Efectuați modificări și corecțiile necesare. Consultați propriile note sau la înregistrarea ședinței în cazul în care este necesară o clarificare.

Fișier minutele de întâlnire cu cele ale întâlnirilor anterioare. Puteți păstra minutele într-un liant, organizat de comisie sau de bord, și în ordine cronologică. Deoarece minute întâlnire sunt înregistrări legale, păstrați-le la sediul central.

Ștergeți înregistrarea pe care ați făcut reuniunii, cu excepția cazului este politica organizației dumneavoastră de a păstra această înregistrare. După ce minutele sunt finale de obicei nu este nevoie de a menține acest back-up, iar conținutul său ar putea fi sensibile sau confidențiale.

Copiați și distribui minutele de întâlnire la începutul următoarei ședințe. Acestea vor fi aprobate ca primul punct al afacerii.