General de birou Practici și Proceduri

Vreodată întreb ce fel de lucruri fac oamenii într-un birou? Trebuie să știe cum să executați un birou fără probleme? Fiecare birou are un set de reguli, linii directoare și proceduri care trebuie să fie făcut în fiecare zi. Organizarea și repetarea este o parte importantă a acesteia. Trebuie să faci anumite sarcini de zi cu zi, săptămânal, lunar sau chiar anual pentru a vă asigura că totul este actualizat și bun pentru a merge pentru colegi angajați și clienți deopotrivă. Comunicarea este cheia în fiecare birou de succes.

Este întotdeauna bine să păstrați un birou organizat si ordonat, astfel încât, atunci când sunt în căutarea pentru anumite lucruri, nu trebuie să faci mult pentru a găsi ceea ce aveți nevoie. Ideea pentru practica de a folosi un buletin de bord provine dintr-o listă de proceduri generale de birou utilizate de Yuma Conservarea, care este o afacere de succes, care utilizează o serie de proceduri și practici de birou pentru a menține lucrurile să ruleze fără probleme. Conform acestei liste, un buletin de bord poate ajuta nu numai angajații, dar poate fi, de asemenea, benefic pentru tine customers- puteți plasa informații și partajați-l prin aviziere.

La aproape fiecare birou unic, există un calendar undeva în apropiere. Este extrem de util atunci când doriți să programați întâlniri și chiar picnicuri companiei și lucruri de genul asta. Potrivit Yuma de conservare, acest lucru poate fi, de asemenea, de ajutor atunci când este vorba de angajații și clienții. În cele mai multe birouri, fiecare birou angajat sau zona de lucru are un calendar pentru programarea. În timp ce acest lucru nu poate fi procedurală, este o practică bună de a păstra un program și să adere la ea pentru ca birou pentru a rula fără probleme.

Este întotdeauna bine să vă asigurați că fiecare angajat are un nume de utilizator unic și o parolă pentru a vă conecta la computerul lor de birou sau de alte computere de birou. Acest lucru devine important, deoarece vă oferă o metodă de păstrare a altor angajați și care nu sunt angajați din sistemele dumneavoastră precum și pentru a permite urmărirea utilizării calculatorului. Software-ul pentru securitatea calculatoarelor companiei ar trebui să fie în măsură să furnizeze antivirus adecvate, criptare, prevenirea pierderilor de date, sisteme de prevenire a intruziunilor, firewall și de securitate e-mail. Symantec si McAfee sunt un cuplu de furnizori de software de securitate populare de calculator.

De asemenea, este o bună practică pentru a vă asigura că biroul dvs. nu are informații sensibile pe ea că alți angajați sau non-angajații pot vedea. Când sunteți departe de computer, trebuie să vă asigurați că vă deconectați de la computer și închideți toate fișierele deschise. Securitatea este cea mai importantă parte a funcționării cu succes a unei companii.

Calculatoarele joacă un rol important într-un birou. În funcție de compania care le utilizează, acestea pot fi cel mai important echipament pentru angajați. Acestea pot conține materiale și informații sensibile, cum ar fi informații despre clienți, informații despre produs, informații despre angajați și informații despre companie. De aceea, este important de a avea securitate pe ele - cum ar fi antivirus, criptare, de prevenire a pierderilor de date, sisteme de prevenire a intruziunilor, firewall și software de securitate e-mail - pentru a vă asigura că informațiile pe care este puternic este asigurată în cazul în care nici o persoană neautorizată să fie capabil să-l acceseze. Internet și utilizarea de e-mail ar trebui să fie, de asemenea, limitată la doar în scopuri de muncă.

Deoarece aceste mașini sunt atât de importante, menținându-le menținute în ceea ce privește curățenia și starea generala de sanatate calculator este vitală, de asemenea. Procedurile pot fi puse în aplicare pentru curățare de zi cu zi și de oprire, la sfârșitul zilei de lucru. Pot exista, de asemenea, procedurile stabilite în loc lunare check-up-uri de la departamentul IT. Utilizarea unui program de disc Defragmentarea sau software-ul Curățire disc în mod regulat, va ajuta la menținerea sănătății sistemului.

Păstrarea înregistrărilor de rezervă a tot ceea ce este doar de gând să beneficiați în cele din urmă. Păstrarea fișiere de rezervă poate fi la îndemână doar în cazul în care ceva se termină întâmplă cu fișierele originale. Fiind capabil de a pune fișierele înapoi în sus este o modalitate foarte bună de a menține o societate organizată. Procedurile pot include luare hard-copie de back-up-uri de fișiere digitale, ceea ce face copii secundare de exemplare pe hârtie sau stocarea unui back-up de informații digitale într-o locație on-line pentru regăsirea ulterioară.

Există o serie de cheltuieli într-un mediu de birou, precum și utilizarea de numerar mic a devenit o practică utilizată pe scară largă. Există reglementări implicate care se referă la utilizarea și elemente care sunt permise să fie deduse din sumele de bani în numerar mărunte sale. Un exemplu de utilizare și politicile privind numerar mărunte pot fi găsite pe site-ul Georgia Tech. Manualul de proceduri de birou de afaceri oferă unele linii directoare generale, care sunt la egalitate cu procedurile și politicile de cele mai multe birouri care oferă în numerar mărunte. În conformitate cu liniile directoare Georgia Tech, în numerar mărunte este pentru nevoi mici, care nu ar trebui să depășească 200 $. Achizițiile trebuie să fie de articole pe o listă aprobată sau efectuată în conformitate cu liniile directoare aprobate.