Atribuțiile de asistent administrativ

Asistenți administrativi îndeplini sarcinile, cum ar fi organizarea de întâlniri, programarea numiri, păstrarea calendarului de birou, răspunzând la telefoane și editare corespondență. Acestea mențin fișiere de birou și baze de date și de a crea foi de calcul și prezentări de calculator. Adesea responsabilitățile lor includ, de asemenea, achiziționarea consumabilelor și gestionarea camera de alimentare.

Sarcinile lor de serviciu clienti includ primirea vizitatorilor de birou și văzând că ei primesc asistența de care au nevoie.

Cealaltă lucrare de asistenți administrative depinde adesea de industria specială. În birouri juridice, admini ajuta la pregătirea documentelor juridice, în timp ce în cabinete medicale au factura companiile de asigurare. În birourile școlare, menținerea înregistrărilor studenților și comunicarea cu părinții sunt printre sarcinile.

Nivelul și de locuri de muncă Titlul determina cât de mult responsabilitatea revine unui asistent administrativ. adminii la nivel de intrare se concentreze pe funcțiile clericale și sarcinile de bază ale calculatorului, dar admini senior cu abilități avansate de calculator de obicei, să ia cu privire la sarcinile administrative, inclusiv supravegherea personalului administrativ și de formare noi angajari. Asistenți administrativi directori pot face, de asemenea, de cercetare, scrie rapoarte, să ia minute la reuniuni, să supravegheze și alți administratori face aranjamente de călătorie.

Capacitatea organizațională este esențială pentru că de locuri de muncă primar admin este de a menține înregistrări de birou și de a ține evidența întâlnirilor și rezervările. Administratorii trebuie să fie, de asemenea, posibilitatea de a comunica bine în limba engleză oral și în scris și de a efectua cercetarea pe Internet. De locuri de muncă necesită competență cu echipamente de birou, inclusiv calculatoare, copiatoare, sisteme de telefonie, fax-uri și echipamente de videoconferință.

În funcție de poziția și de industrie, adminii au nevoie de competență cu diverse programe de calculator, cum ar fi e-mail, contabilitate, baze de date, foi de calcul și software-ul de procesare de text.

Asistenți administrativi au nevoie de un minim de o diplomă de liceu, care include cursuri în practicile de birou și software de calculator. formare suplimentară în limba engleză și abilități de calculator este de ajutor, și mulți au luat unele admini clase de școală sau colegiu tehnic sau au un grad asociat. Angajatorii, de asemenea, tren, de obicei, noi angajări în procedurile lor de birou și vocabularul special de afaceri - de exemplu, vocabularul juridic.

Administratorii pot realiza certificarea voluntară din partea Asociației Internaționale a Profesioniștilor administrative. Certificarea cere de la doi la patru ani de experiență, în funcție de educația unui admin, iar solicitanții trebuie să treacă, de asemenea, un examen.