Proceduri de birou Mail-Management

Oficiul de comunicare poate fi determinată în principal de poștă electronică și mesagerie instant, dar aproape fiecare birou încă primește și procesează o cantitate enormă de documente. Într-adevăr, în conformitate cu Agenția de Protecție a Mediului SUA, muncitorul mediu de birou se ocupă de aproximativ 10.000 de coli de hârtie în fiecare an, sau o medie de aproximativ două livre din hârtie și carton produse în fiecare zi. birou proceduri mai bune de gestionare a mail poate merge un drum lung spre a asigura un flux de comunicare internă și externă.

Chiar și întreprinderile mici pot beneficia de a desemna o persoană care să se ocupe de toate e-mail de intrare și ieșire pentru a se asigura că nimic nu se pierde sau direcționate greșit în drum spre destinație. Cu cât organizația, cei mai mulți membri ai personalului ar trebui să fie alocate pentru a primi, colaționeze, distribui și colecta toate trimiterile poștale și pachete. Cu e-mail devenind o alegere mai popular pentru comunicarea și distribuirea documentelor oficiale, gestionarea corespondenței de hârtie poate fi doar o parte din fișa postului unui angajat, în funcție de volumul de e-mail prin care trece prin canalele de comunicații corporative obișnuite. Pentru livrări comerciale (de exemplu, UPS, FedEx, DHL), recepționerul este, în general, cea mai bună persoană pentru a primi și a semna pentru pachetele primite din cauza prim locația ei. Nu este, de obicei, o idee bună să predea toate celelalte drepturi de gestionare a e-mail cu receptionerul, cu toate acestea, pentru că această responsabilitate ar necesita de multe ori că ea părăsi biroul ei nesupravegheat pentru perioade lungi de timp.

Managerii și angajații responsabili pentru distribuirea e-mail ar trebui să colaboreze la elaborarea unor orientări-folosind diagrame de flux, liste de verificare sau orice format de companie este cel mai confortabil, cu-că toți angajații, în special personalul care va supraveghea distribuirea corespondenței și de colectare, vor urma. Acesta ar trebui să ia în considerare fiecare pas de colectare mail: colectarea de e-mail la centrul centrală de colectare (o căsuță poștală, poștașul, oficiu postal corporativ, personalul de livrare pachet sau cutie poștală convenționale) - colaționarea într-o locație specifică în biroul desemnat numai pentru e-mail, fie la distribuirea de sortare-departamentale sau cutiile poștale individuale sau de mână-livrarea la fiecare colectare de mail de ieșire birou de și asigurându-se că toate e-mailurile de ieșire se adresează în mod corespunzător și stamped- și păstrarea colecției e-mail / zona de sortare curat și complet aprovizionat.

Asigurați-vă că stația / distribuție de colectare e-mail dispune de toate aprovizioneaza Staffer trebuie să-și facă treaba. În cazul în care compania dvs. este suficient de mare, astfel încât distribuția e-mail se face mai eficient folosind o locație centrală, ridica un e-mail robust / organizator literatura de specialitate sau e-mail prin sortator cu o multime de cubbyholes pentru fiecare departament sau membru al personalului și eticheta în mod clar fiecare dintre ele. Departamentele vor necesita cubbyholes mai mari decat persoanele fizice, astfel încât să le dea o mulțime de spațiu. Păstrați un dulap bine aprovizionat sau birou cu role de bandă și banda de ambalare dispensers- envelopes- reveni etichete de material car in diferite dimensiuni preimprimate cu etichete poștale Abordând companiei dvs. în diferite dimensiuni preimprimate cu unele dintre e-mail cele mai comune ora și data destinations- companiei dvs. stamps- un pachet de depozitare markers- pens- scala de bins- și o mică mână-camion sau dolly. Nu uitați să includă o industrie de dimensiuni shredder și reciclare pubele. În cazul în care compania dvs. trece prin mai mult de o persoană e-mail se poate rupe în bucăți sau reciclați, ia în considerare contractarea cu o companie din afara de management / reciclare document care să se ocupe de lucru pentru tine.

Crearea unui sistem electronic de gestionare a e-mail pentru a urmări toate mesajele primite și de ieșire. Dacă afacerea dvs. este doar tu si un asistent, puteți sări peste acest pas, dar dacă supraveghea un mare departament sau companie cu zeci de angajați, de a crea un sistem care va ține evidența datelor pe care e-mail vine și, dacă este necesar, pentru pe cine. Este deosebit de important pentru a crea aceste sisteme în cazul în care compania dumneavoastră primește o mulțime de documente juridice sensibile și pachete. Elementele se pierd în birouri mici, chiar mai des decât te-ai think-cel mai bine este de a evita aceste situații frustrante prin crearea unei foi de calcul Excel de bază, de exemplu, care arată când un pachet a venit și când a fost revendicat de către destinatar sau reprezentantul acestuia.