Sfaturi de arhive pentru birou

Lucrul într-un birou mai mult decât probabil necesită utilizarea de documente. În cazul în care biroul în care lucrați este ceva similar cu cele mai multe birouri, nevoia de documente care urmează să fie organizată în mod eficient este o necesitate. Depunerea este una dintre cele mai bune metode de a menține hârtiile într-un mod eficient pentru tine, precum și co-lucrătorilor și de management. Cum depuneți documentele vor ajuta sa ajungi la documente rapid și într-o manieră ordonată.

Indiferent dacă sunt sau nu depuneți documentele în cutii, dulapuri de fișiere sau pe un computer, depozit trebuie să aibă un plan de întreținere ușoară, în scopul de a ține pasul cu nevoile companiei tale. Pur și simplu pune, fișier pentru un singur motiv principal și că este să știe unde se află toate documentația cea mai mare nevoie. Ar trebui să depună întotdeauna într-o procedură în cazul în care oricine poate localiza fișiere. Depunerea se poate face în ordine alfabetică, numeric, geografic, și după dată. Una dintre cele mai vechi metode de depunere este prin utilizarea unui cabinet de fișiere și foldere de fișiere care pot fi etichetate. Puteți introduce sau scrie pe indexul folderului de fișiere în funcție de modul în care v-ați decis să depună. De exemplu, dacă vă decideți să organizeze și să depună de luni ale anului, v-ar eticheta fiecare dosar de fiecare lună, precum și toate informațiile care necesită a fi stocate de luni va intra în fiecare dosar cu luna aplicabilă. Asigurați-vă că pentru a eticheta folderele cu litere aldine și să păstreze în minte faptul că modificând ușor filele din fiecare dosar pot ajuta la obiecte se află rapid. Diferite colorat, sau fonturi sunt metode simple de a modifica ușor foldere file.

Etichetarea exteriorul cutii de fișiere sau dulapuri de fișiere pot ajuta, de asemenea elemente se află rapid. Păstrați dosarele îngrijite prin inserarea lor în „agățat“ dosare care se atașează la interiorul dulapuri de fișiere. Agățat dosare de fișiere pot fi, de asemenea, etichetate și poate fi mai ușor pentru a eticheta un singur agățat dosar „ianuarie-decembrie“ decât cu 12 dosare regulate etichetate în mod individual. Rețineți că nevoile dumneavoastră va determina tipul de tehnica de depunere, care este cel mai bine pentru tine. Dacă aveți nevoie de informații de către numele de client, apoi depunerea numele de client în ordine alfabetică poate fi o opțiune excelentă pentru tine. Cu toate acestea, în cazul în care aveți nevoie de informații de afaceri la îndemână prin „când“ un eveniment a avut loc, atunci ar opta pentru depunerea de date. Amintiți-vă să informeze pe oricine care lucrează cu fișiere companie modul în care funcționează sistemul de evidență astfel încât documentele pot sta organizate și nu devin confuze.