Cum de a scrie și de a distribui procesul-verbal al unei reuniuni

Planifica. Asamblati ordinea de zi și o listă de membri sau participanți la întâlnire în mână înainte de întâlnire. Dacă grupul nu funcționează în mod obișnuit cu o agendă, îl încurajează să înceapă a face acest lucru pentru a menține focalizarea. Aflați cum sunt necesare pentru mulți membri pentru a desfășura o activitate, astfel încât să puteți nota prezența unui cvorum în procesul-verbal, dacă este necesar.

Asigurați-un șablon de utilizat pentru note. Include spații pentru data, ora și locația, precum și o listă de verificare a membrilor să bifeze participanți și absențe. În cazul în care întâlnirea implică de intrare publice, include linii pentru numele și problemele de fiecare adrese. Mai multe site-uri web, cum ar fi Meetingtemplates.com ofera template-uri gratuite pentru o varietate de tipuri de reuniuni.

Completați data, ora, locul, participanții și informațiile cvorum la ședință. Notă care a chemat întâlnirea la comandă și timpul. Dacă este posibil, întrebați membrii publicului prezenți să înregistreze numele lor, astfel încât nu va trebui să întreb cum să le scrie. În grupuri mari de membru, circula o foaie de înscriere pentru a dubla verifica lista de verificare prezență.

Înregistrați fiecare problemă, precum și orice acțiune întreprinsă pe fiecare. includ întotdeauna numele membrului care a făcut mișcarea. Prima mișcare, în general, este de a accepta procesul-verbal al unei reuniuni anterioare, urmate de rapoartele comisiilor. Include recomandări și orice acțiune întreprinsă ca răspuns. Păstrare rapoartele comisiilor scrise pentru a include cu procesul-verbal final. Nu încercați să rezume discuțiile.

Notă numele celor care introduc, muta sau în alt mod de acțiune avocat, împreună cu o reafirmare exactă a fiecărei mișcare. Multe organizații înregistrează, de asemenea, persoana care secunde mișcare. Nu ezitați să cereți recalculării sau clarificări - această înregistrare oficială se leagă gruparea la acțiune specifică.

voturi Înregistrați în conformitate cu sistemul organizației. Vei avea nevoie de cel puțin un număr de voturi. Unele grupuri adaugă, de asemenea, numele și înregistrează modul în care fiecare individ a votat.

Se înregistrează timpul și metoda de amânare. Conectați-vă numele dvs. ca secretar-minute-deținător.

Scrie minute imediat, în timp ce întâlnirea este în stare proaspătă în mintea ta. Ia-le lider pentru aprobare într-o zi sau două, împreună cu o listă de rapoarte sau expoziții.

Trimiteți minute membrilor și participanților care le-am solicitat prin e-mail, First Class e-mail, o aplicație partajată, cum ar fi Microsoft OneNote sau program de nor, cum ar fi Google Drive.

Se prepară o copie oficială și atașați rapoarte originale și exponate pentru înregistrarea permanentă.