Cum Anunță chiriașii Modificări personalului de birou, cu o scrisoare?

Aduna o listă cu numele și adresele tuturor chiriașilor care vor fi afectate de modificare. De exemplu, daca inchiriati spațiu la mai multe locații și, prin urmare, funcționează mai mult de un birou de închiriere, trebuie doar să comunice schimbarea cu acei chiriași care se ocupă cu biroul de închiriere în cazul în care schimbarea are loc. Dacă aveți doar un singur birou, desigur, de alertă toate chiriașilor.

Pregătiți scrisoarea pe antetul companiei de sus face „oficial“ și data pentru data anticipați cele mai multe scrisori fiind distribuite. Utilizați tehnologia mailmerge pentru a personaliza fiecare literă, sau puteți utiliza un format mai general, prin abordarea fiecare literă „Dragă Chirias.“

Conținutul scrisorii ar trebui să fie scurte și oamenilor de afaceri, în general, și ar trebui să ia două paragrafe de conținut, plus un paragraf de închidere. Raportul personalului schimba în primul paragraf. Dacă noul Staffer va asuma toate obligațiile angajatului care pleacă, spun așa, enumerând sarcinile: „Jennie Smith va părăsi firma la data de 12 martie și va fi înlocuit de Mary Jones, care va fi responsabil pentru reclamații chiriaș, întreținere cereri, colectarea chiriilor și răspunzând la toate întrebările legate.“

Pe de altă parte, în cazul în care taxele efectuate anterior de către angajat care pleacă vor fi distribuite între existente și / sau personal nou, face ca simplu în primul paragraph-, de exemplu: „Jennie Smith va părăsi firma la data de 12 martie și va fi înlocuit de Mary Jones, care va fi responsabil pentru reclamații chiriaș și cereri de întreținere. Joe albă va prelua responsabilitatea pentru colectarea chiriilor și a răspunde la toate întrebările legate.“

În al doilea paragraf, includ toate dates- pertinente, în multe cazuri, de exemplu, unul dintre angajați pleacă într-o vineri și rapoartele de înlocuire lunea următoare. În alte cazuri, există o scurtă perioadă de suprapunere în timp ce angajatul pleacă trenurile cel nou. Închideți al doilea paragraf, afirmând că de la data schimbării merge mai departe, toate întrebările pertinente, comentarii și probleme ar trebui să fie direcționate către persoanele responsabile nou pentru ei, și le numesc din nou. De exemplu, „Incepand cu 15 martie, trebuie să se adreseze plângeri și cereri de întreținere a Mary Jones, si sa contactati Joe alb pentru nimic de a face cu chirie.“

În paragraful final, informează chiriași că acestea trebuie să se simtă liberi să vă contactați cu orice probleme, comentarii sau întrebări. Semnezi scrisoarea „Cu sinceritate,“ urmat de numele tău.