Care sunt obligațiile personalului administrativ?

Un personal administrativ este coloana vertebrală a oricărei afaceri de succes, oferind de multe ori servicii de birou de neprețuit. De la fax și de a face copii pentru a corespondenței, luând și transcria notele de întâlnire și mai mult, sarcinile unui personal administrativ servesc pentru a elibera personalul de conducere să se concentreze asupra altor aspecte ale organizației. În funcție de dimensiunea companiei, personalul administrativ poate varia de la doar câteva persoane într-un grup mare de angajați, dintre care unele pot fi mai multe poziții de conducere de personal cu atribuții administrative, pe lângă poziția lor.

Personalul administrativ este responsabil pentru lucrul telefoanele pentru majoritatea companiilor. Din răspunsul la linia principală și transferarea apelurilor către membrul personalului dreptul de a lua mesaje atunci când oamenii sunt în afara biroului, acest lucru este, probabil, una dintre cele mai importante și consumatoare de timp parti ale lucrarii. Personalul administrativ trebuie să fie, de asemenea, în măsură să răspundă la întrebări generale despre companie, să furnizeze informații de bază (cum ar fi direcții, ore de funcționare și a companiei de adrese). Membrii personalului trebuie să își păstreze capacitatea de a lucra un telefon multi-line și să fie competenți în serviciul clienți.

De la funneling mail la persoanele potrivite pentru a trimite memento-uri de întâlnire și intra-office e-mail-uri în timp util, personalul administrativ este responsabil pentru păstrarea tuturor celorlalți membri ai personalului de pe aceeași pagină. Această echipă este, în general, responsabil pentru coordonarea tuturor reuniunilor de personal și asigurându-vă că toată lumea în birou primește informații despre când și unde va avea loc. Ei trimit memento-uri generale de birou și asigurați-vă că alți membri ai personalului sunt informați cu privire la politicile generale de funcționare ale societății, în ansamblul său.

Membrii personalului administrativ sunt, de asemenea, în general, acuzat de nici o corespondență de ieșire pentru companie. De la coordonarea, programarea și confirmarea pachet de pick-up-uri pentru fax și / sau contracte de discuții importante, această echipă trebuie să fie în măsură să se ocupe de această parte a lucrării cu eficiență și organizare. La urma urmei, un ratat fax sau un pachet direcționat greșit ar putea fi în detrimentul societății, rezultând într-o afacere merge acru sau un impact financiar negativ.