Rămâi organizat este fundamentală pentru a ne asigura biroul funcționează fără probleme. Ca un asistent executiv, sunteți de multe ori a căutat să păstreze biroul eficient și dacă nu sunteți gata, lucrurile pot deveni agitat. Vi se cere să efectueze sarcini pe o bază de zi cu zi, săptămânal și lunar. Fără organizație, este ușor pentru a obține confuz și să uitați termene importante.
Desemnați o parte din birou ca zona de „to-do“ în loc de a avea note lipicioase și hârtie peste tot. Se pune elemente într-o cutie sau un dosar pe birou și verificați periodic pe tot parcursul zilei. Întrucât sarcinile sunt finalizate, eliminați elementele de la birou la un „dosar făcut“ sau într-o cutie de depozit. La începutul fiecărei zile, să facă o listă completă de sarcini pentru a doua zi și a pus-o în dosarul „to-do“. Scratch off sarcini, deoarece acestea sunt finalizate. Adăugați sarcini ca au venit la tine și la sfârșitul zilei asigurați-vă că totul este finalizat.
Desemnați zile pentru sarcini săptămânale. „Puteți aranja săptămâna dvs., astfel încât veți ști, într-o oarecare măsură, oricum, ce vei face“, spune Victoria Moran de OfficePRO Magazine. De exemplu, pentru a alege miercuri, zi rupe în bucăți și să păstreze documentele de care au nevoie de mărunțire într-o cutie până când e timpul. Sau, concordanței numerar mărunte în zilele de vineri. Acest lucru se poate lucra, de asemenea, cu activitățile zilnice. Moran sugerează revenirea de voce și de e-mail în anumite momente pe zi. (REF1) In acest fel nu va trebui să se oprească ceea ce faci în mod frecvent în timpul zilei.
Folosind coduri de culoare poate ajuta să organizați ceea ce trebuie făcut și când. „Întotdeauna cred despre ce sarcini de a efectua și cât de des le efectua“, spune Judith Allen Admin Secretele. (Ref2) Codul tasking săptămânal o singură culoare ca da roșu- sarcinile de zi cu zi sarcini albastru, galben, lunar și așa mai departe. sarcini loc într-directoare de cod, apoi să ia calendarul și marca ceea ce trebuie făcut cu un pătrat colorat în spatele ei. Pe calendare electronice, tastați cuvintele din culorile de sarcini în cazul în care nu se poate face o cutie.
Partajarea responsabilităților este o parte esențială a rămâne organizate. Poate părea greu, deoarece sunteți persoana care cele mai multe sarcini sunt delegate, dar se poate face. Uneori, oportunitatea de sarcina dvs. depinde de acțiunile de supraveghere dumneavoastră și co-lucrătorilor. Dacă sunteți responsabil de echilibrarea carte, da co-lucrătorilor un termen limită pentru a transforma în cioturi lor. De asemenea, au le semneze în fiecare control pe care îl iau din carte. Dacă șeful se întâmplă într-o călătorie, trebuie să-l scrie în jos sau să dea o listă de verificare a ceea ce trebuie făcut. Apoi, da-i o copie a listei pentru a ne asigura că sunteți atât pe aceeași pagină. De asemenea, da co-lucrătorilor foldere speciale pentru a transforma în toate încasările în numerar mărunte într-un singur dosar. În acest fel nu va trebui să meargă la vânătoare în jos pe nimeni atunci când este timpul să reconcilia sertarul.
Cum de a crea un sistem calendar
Care este diferența dintre un secretar executiv și un asistent administrativ?Cum de a gestiona Gospodărie & Munca dvs. de birou
Plătiți Scale pentru asistenți non-profit ExecutiveTitluri de locuri de muncă alternative pentru Asistent administrativ
Descrierea postului unui asistent executiv al directorului executivCum se calculează o trecere înapoi Critical PathExemplu Descriere postului pentru Office AdministratorAsistent executiv Descriere postului pentru un non-profitRolul unui asistent medical în cabinetul internist luiTaxe ortopedice Asistent medical
Cum să te organizezi la locul de muncă
Cum sa faci o cronologie de produse
Cum de a gestiona timpul în mod eficient la locul de muncăEchipament de oficiu Lista de verificareExecutive Admin Descrierea postuluiAsistent executiv administrativ sarcinile de serviciu si responsabilitati
Care sunt abilitățile atribuții administrative generale?Cum de a stabili Tickler fișiere pentru un oficiuLogistica Asistent Descrierea postuluiPunctele forte importante ca Office Manager
Care este diferența dintre un secretar executiv și un asistent administrativ?
Plătiți Scale pentru asistenți non-profit Executive
Descrierea postului unui asistent executiv al directorului executiv