Proceduri de operare de birou

Procedurile de birou scrise ajuta rula afaceri lin și mai eficient. Procedurile de bază conturează practicile front-office: procedurile, care le efectuează și ceea ce se face. Birourile au orientări pentru gestionarea personalului, depozite în numerar, e-mail de intrare și de ieșire, corespondență și rambursări.

Corespondențele este deschis și conținutul sunt datate. Verificările sunt plasate în coșul de gunoi „pentru a depune“. Mail este sortată de destinatar și plasate în bin e-mail persoanei.

El pregătește depozit bancar și face copii ale controalelor primite. Atașamentele sunt capsate la copiile de verificare. El oferă controalele și copii de depozit alunecare și atașamentele la conturile de primit.

Outgoing mail este data poștei și dus la oficiul poștal în fiecare seară.

Răspunde la telefon de al treilea inel. Salutul standard este „Bună dimineața, ABC Company, John vorbind. Cum vă pot ajuta?“ Răspunde „Doar o clipă“ și așezați apelantului în așteptare.

Verificați calendarul de birou pentru angajații absenți. Dacă acesta este absent, spune apelantului, și întrebați dacă altcineva poate ajuta. În cazul în care persoana se află în, anunță apelantul și redirecționează apelul. În cazul în care linia este ocupată, spune apelantului, și oferă mesagerie vocală sau un mesaj scris.

Mesajele includ numele, ora și data apelantului, motiv pentru apel, și call-back număr. Pune mesajul în fanta e-mail a destinatarului.

consumabile standard sunt inventariate și ordonate lunar. Calendarul de birou este verificat pentru corespondență programate și orice alte bunuri necesare. Ea pregătește formularul de comandă de aprovizionare de birou și managerul de birou îl autorizează înainte de a fi plasat.

Pentru livrările de bunuri non-standard, completați un formular de cerere de bunuri și să prezinte secretarului.

Ea are responsabilitatea pentru calendar de birou. Când planificați o întâlnire, verificați calendarul de conflicte, și trimite cererea secretarului.

mailuri lunare pentru clienți, marketing și promovare sunt înscrise în calendarul de birou. Angajații responsabili pentru aceste pot trimite un email pentru datele de secretar.

datele de călătorie prin e-mail, absențe ale angajaților și vacanțe la secretar.

rambursarile de călătorie sunt procesate săptămânal. Utilizați formularul de călătorie aprobat. Introdu o data de cheltuieli, tipul de cheltuieli și motivul pentru cheltuiala. Atașați chitanțe care pot fi citite pentru cheltuielile. Nu sume sunt rambursate fără o confirmare de primire.

Utilizați formularul de cerere de verificare aprobate pentru controale neregulate. Completați informațiile de beneficiar, data necesară, valoarea de verificare și secțiunile motiv. Obține aprobarea de la un manager sau contabil.

Cardurile de credit sunt procesate lunar. O chitanță este necesară pentru fiecare achiziție. Introduceți numele, motivul pentru cheltuiala și alte informații de identificare pe chitanță. Orice cheltuieli fără chitanțe și cheltuieli personale, sunt deduse din salariul angajatului.

comenzile clienților completate sunt livrate de două ori pe zi, la A / R de către grefierul de transport maritim și facturate până la sfârșitul zilei lucrătoare.

Depozitele zilnice primite de A / R sunt aplicate până la sfârșitul zilei lucrătoare.