Cum să scrii scrisori de investigare

Fiecare angajator are obligația morală și legală de a proteja afacerea și angajații săi, atât din abateri ilegale și de la acțiuni care creează un mediu de lucru ostil. Efectuarea unei investigații oricând primiți o plângere sau au motive să creadă un angajat este angajarea în abatere este vital pentru îndeplinirea acestor responsabilități. Dacă nu aveți motive întemeiate pentru a nu face acest lucru, informând părțile implicate că o anchetă va avea loc este un prim pas comun.

Deși puteți redacta scrisoarea utilizând un format de notă sau o scrisoare de afaceri, o notă este mai frecventă pentru comunicațiile interne. În plus, titlul sau subiectul linie tipic într-o notă poate face acest format mai eficient. Pe lângă linia de titlu, o notă include, de asemenea, data, numele fiecărui destinatar și numele și titlul expeditorului. Aliniere la stânga și un singur spațiu fiecare paragraf în corpul unei note și de a folosi un spațiu dublu între paragrafe. Include notatii speciale pentru a marca nota ca fiind confidențiale și pentru a indica dacă nota include orice atașament sau carcase.

Înștiințați acuzat, în scris, înainte de începerea anchetei. Scrisoarea de investigare ar trebui să explice afirmațiile cât mai detaliat posibil, inclusiv numele, datele și circumstanțele. Descrie procesul de investigare a identifica drepturile legale, persoana acuzată poate avea și spune persoanei acuzate că va avea o șansă de a spune partea lui de poveste, atât în ​​scris și în timpul unui interviu personal. Spune-i persoanei indiferent dacă este vorba „de afaceri ca de obicei“ sau dacă rolul sau locul de muncă necesită modificarea atribuțiilor până la finalizarea anchetei este completă.

Include supervizor imediat angajatului și managerul departamentului într-o notificare inițială. Scrisoarea trebuie să explice natura și domeniul de aplicare al anchetei în curs. În plus, scrisoarea ar trebui să evidențieze măsurile care trebuie luate înainte de începerea investigației, cum ar fi contabilitatea și conservarea activelor de afaceri și a bunurilor sau modificarea atribuțiilor unui angajat. În cele din urmă, scrisoarea ar trebui să precizeze dacă autoritățile de supraveghere și managerii vor participa la anchetă, și în caz afirmativ, să definească roluri și responsabilități specifice.

Scrisori, de asemenea, ar trebui să meargă la cineva aveți de gând să interviu ca veniturile de anchetă. Cu toate acestea, spre deosebire de o notificare de anchetă în curs, care poate include mai mult de un destinatar, notificările interviu ar trebui să includă un singur destinatar în linia de adresă, indiferent de cât de multe scrisori trimiteți. Scrisoarea ar trebui să ofere nici un detalii specifice, ci pur și simplu afirmă că angajatul poate fi intervievat, ca parte a unei anchete în curs de desfășurare, furnizează numele persoanei care va fi efectuarea interviului și a stabilit o așteptare plină de cooperare. În plus, scrisoarea ar trebui să menționeze nota informații confidențiale și nu sunt adecvate pentru discuții inter-birou.