Cum de a urmări fluxul de lucru într-un birou fără hârtie

Un birou informatizat poate ajuta mediul înconjurător, dar poate crea dureri de cap de proces în cazul în care un sistem de flux de lucru adecvat nu este pus în aplicare. Mutarea totul în spațiul digital necesită stabilirea unor proceduri de control al documentelor și fluxurilor de lucru care asigură nimic nu se pierde în tranziție. Când fizică în cutii recede la istorie de praful ignorării, virtuale trebuie să le înlocuiască.

Într-un birou fără hârtie, obiectivul este de a muta tot ce este posibil on-line. Documentele imprimate sunt scanate și plasate într-o locație partajată pe sistemul computerului în cazul în care utilizatorii autorizați le pot accesa. În plus față de beneficiile de mediu, un birou fără hârtie bine gestionată poate face informațiile mai ușor de găsit decât în ​​sistemele de evidență tradiționale. Dosare într-o arhivă virtuală stoca documente mai vechi, astfel încât acestea să nu aglomereze zone accesate frecvent, dar încă mai sunt disponibile atunci când este nevoie.

Mutarea planificările angajaților într-un calendar partajat permite angajatorilor de a gestiona timpul de vacanta si alte probleme care afectează programul de lucru. De asemenea, permite co-lucrătorilor pentru a urmări întâlniri și alte evenimente programate. Echipele care au în comun calendarele de lucru sunt în măsură să monitorizeze cine e și cine iese din birou și poate structura fluxului de lucru pe proiecte cu faptul că, în minte. Posibilitatea de a vedea că părțile interesate se îndreaptă într-o conferință, la sfârșitul săptămânii, de exemplu, poate motiva pe cineva pentru a obține proiectul unui document cheie sau contract finalizat mai repede pentru ca aceste părți interesate vor avea ocazia de a oferi intrare înainte conținutul este finalizată.

birouri fara hartie au nevoie de un sistem care mandatează modul în care documentele trebuie să fie menținute și depozitate. Crearea unui document convenție de denumire și structura de foldere pentru a face documente ușor de găsit. Sisteme de management al documentelor permit de multe ori, atât pentru „verificarea“ și de urmărire a modificărilor. Acest lucru previne mai multe persoane să lucreze pe un document în același timp, și permite controlul versiunilor. Obligativitatea ca documentele să fie actualizate în locația partajată reduce problemele care apar atunci când utilizatorii descărca un fișier, face actualizări și trimite cele prin email și apoi nu reușesc să mențină versiunea oficială curent.

software de management de proiect ajută la etapele proiectului de cale și termene limită. Vei avea nevoie de un sistem care să poată ține evidența sarcinilor și orarele de proiect și permite angajaților să indice atunci când ceva a fost finalizat. Notificările ar trebui să alerteze pe cineva atunci când o sarcină nouă are nevoie de atenția ei. Persoanele fizice pot urmări propriile proiecte, în timp ce managerii pot obține o privire de ansamblu la ceea ce se face în întreaga echipă și realocarea resurselor în funcție de necesități. Proiectele ar trebui să fie arhivate digital complet o dată, împreună cu lecțiile învățate, astfel încât transferul de cunoștințe pot apărea cu ușurință atunci când un proiect similar începe mai târziu.