Avantajele unui sistem computerizat de contabilitate

Companiile folosesc adesea un sistem computerizat de contabilitate pentru a procesa și să mențină operațiunile contabile și înregistrările. Sistemul absoarbe și stochează aceste date prin utilizarea de module, cum ar fi conturile de datorii, creanțelor, balanta de verificare si salarizare. Un sistem computerizat de contabilitate este fie proiectat special pentru o anumita companie sau este achiziționat de la o terță parte (de exemplu, Timberline sau MAS 200). Un sistem computerizat de contabilitate este un instrument valoros pentru multe companii.

Sistemul procesează rapid de date. Odată ce informația este fixată în modulul aferent, cum ar fi, procesele sistemului de salarizare, sau conturi de plătit și o stochează instantaneu.

Majoritatea sistemelor de contabilitate computerizate au caracteristici, cum ar fi ordinea de intrare-și generarea de facturi asociate. Angajatorul poate crea conturi pentru clienții lor, stocarea numele, adresele, comenzi și facturi pentru atâta timp cât este necesar. Un sistem computerizat, de asemenea, permite angajatorului să facă și extrase de cont de imprimare. În plus, multe sisteme de contabilitate au o caracteristică de salarizare, care permite procesarea statelor de plată completă, inclusiv generarea și tipărirea de controale și rapoarte.

Angajatorul este capabil de a imprima și imprimați din nou comenzile clienților, facturile și toate celelalte operațiuni contabile după cum este necesar. El poate, de asemenea, găsi cu ușurință datele de salarizare ale angajaților, cum ar fi adresa curentă și să plătească suma fără a fi nevoie pentru a căuta prin dulapurile pentru a localiza fișierele de personal.

Un sistem computerizat de contabilitate elimină procesarea manuală. Aceasta din urmă presupune prelucrarea și înregistrarea veniturilor companiei, cheltuieli, profit, pierderi, și reconciliere de mână, creând mult loc pentru eroare. tranzacții salariale și a tranzacțiilor de afaceri fiscale sunt, de asemenea, înregistrate manual. Cu un sistem computerizat de contabilitate, angajatorul are un proces lin de evidență și de echilibrare.

Un sistem computerizat de contabilitate impune adesea personalul să fie instruit pentru a învăța noi abilități, ceea ce face să se simtă motivați. În plus, angajatorul poate externaliza formarea unui reprezentant al companiei de software, creând mai puțină presiune asupra membrilor personalului pentru a administra ei înșiși de formare.

În cazul în care guvernul federal sau de stat decide să auditeze companiei, un sistem computerizat de contabilitate simplifică procesul. În mod normal, are loc înainte de audit, auditorul notifică angajatorului prin e-mail cu privire la documentele specifice necesare pentru audit. În funcție de natura auditului, documentele pot include declarații fiscale, registrele de salarizare și graficul de conturi.

Un sistem computerizat de contabilitate poate stoca mai mulți ani de informații. În cazul în care auditul este nevoie, angajatorul poate avea acces la informații care datează din cu mulți ani în urmă. În cazul în care, în timpul auditului, auditorul solicită în mod spontan un document contabil, angajatorul poate recupera rapid din sistem în loc de scotocesc prin cutii de depozitare pentru a localiza exemplare tipărite.

Un software de contabilitate computerizat face dificilă pentru angajați pentru a fura bani de la companie. De exemplu, dacă un angajat de salarizare încearcă să se plătească mai mult decât suma permisă, furtul ei cel mai probabil va fi descoperit, deoarece magazinele de sistem de contabilitate toate tranzacțiile salvate.