Scopul unui sistem de evidență bun centre privind recuperarea rapidă a informațiilor stocate într-un anunț de momentrsquo-uri. Întreprinderile se bazează pe sistemele de evidență concepute în mod adecvat pentru a permite accesul rapid de informații cu privire la clienți și clienți. Înainte de a pune un sistem de evidență în loc, urmați câteva tehnici de bază și orientări.
Fiecare dosar va trebui să se potrivească într-o categorie desemnată referitoare la obiectul documentului. Notați posibile categorii, îngustarea-le celor care descriu cel mai adecvat document. De exemplu, o instituție financiară ar putea stabili un sistem de evidență și a ales să-l numesc „conturile clienților.“ Tipul de sistem se descompune în secțiuni de evidență „Conturi curente“, „Conturi restante“ și „Conturi închise.“
Organizați fișierele utilizând un sistem numeric, cum ar fi, în ordine alfabetică sau cronologică. Utilizarea oricăreia dintre aceste trei metode variază în funcție de tipul de informații depuse. O firmă de avocatură poate alege să depună informațiile sale folosind metoda numerică, depunerea de numărul cazului, în timp ce un e-doctorrsquo de birou pot alege pentru a organiza fișiere pacient utilizând metoda alfabetică, depunerea pacienților prin numele de familie. Pe de altă parte, o societate ale cărei informații de regăsire nevoile depind de datele ar utiliza metoda cronologică, alegând să depună informații după dată.
Puteți utiliza, de asemenea, o combinație a acestor metode de depunere, în funcție de specificitatea cerută de subcategorii în cadrul sistemului de evidență. grefieri de fișiere pot fi mai detaliate în metodele lor, alegerea de a utiliza metode cronologic și alfabetic, organizarea mai întâi după dată, apoi subcategorizing în ordine alfabetică. Această tehnică face ca fișierele client căutate de data la care clientul a început a face afaceri cu compania.
Etichetați fișierele în mod corect, pentru regăsirea ușoară. Aplicați cu atenție eticheta fila fișier pentru a reda titlul etichetei în mod clar vizibil pe fișier pentru căutări ușoare. Folosind file de fișiere cu coduri de culori este o altă opțiune. Incorporarea fișiere organizate de anumite culori fila, culoare-codare permite localizarea instantanee a fișierelor de fișiere de etichetare permite în mod corespunzător căutarea în baza de date cele de fișiere pentru a le localiza într-o chestiune în timp util și eficient.
Cum se determină Ending conturile de creanțeSfaturi de arhive pentru birouCe este un titlu profil într-un CV?Funcțiile de bază de conturi în afaceriCe fac Banca Casieri?Clericale de birou și procedurile de depunereCum de a lansa lansator de jocuri în „MapleStory“Cum de a crea un sistem de evidență FlawlessCum de a aloca numere de cont în QuickBooks
Cum justifici Diverse în conturile de creanțe
Bazele de păstrare a evidenței
Avantajele unui sistem de evidență numerică
Care sunt diferitele sisteme de evidență de clasificare?
Cum de a crea un simplu sistem de fișiere Depunerea
Tipuri de sisteme de arhivare
Cum se ajunge la vânzările nete dintr-o foaie BalanțaCum de a dezactiva un joc pe PSN PS3Cum de a transfera bani de la un cont de economii
Cât timp pentru a păstra Contabilitate furnizori Records?
Cum se Compile cheltuielile de afaceri și Încasări
Avantajele unui sistem computerizat de contabilitate
Cum justifici Diverse în conturile de creanțe
Bazele de păstrare a evidenței