Records Proceduri de audit de management

Ca cerințele de confidențialitate client cresc și pe măsură ce tehnologia în curs de dezvoltare prezintă noi provocări de protecție a datelor, practicile proactive de gestionare a înregistrărilor devin o afacere bună. Auditarea unui program de administrare a înregistrărilor înseamnă examinarea politicile unei companii și compararea acestora cu practicile sale, precum și examinarea eficacității fiecărui.

O politică eficientă de gestionare a înregistrărilor îndeplinește mai întâi orice cerințe de reglementare, cum ar fi normele fiscale înregistrările de păstrare sau de informații pentru clienți de acces solicitate de către un procesor de card de credit. În al doilea rând, aceasta servește ca punct de plecare pentru intentia unei companii pentru o performanță de administrare a înregistrărilor. Aceste aspecte ale politicii ghidul efortului de audit și domeniul de aplicare, în calitate de auditor corespunde primele puncte de drept sau acorduri pentru a asigura că fiecare se adresează înainte de a evalua cu atenție o companie urmează practica sa propus.

Păstrarea înregistrărilor are atât considerente juridice și operaționale. Auditorul va verifica dacă o societate îndeplinește Internal Revenue Service are nevoie, în general, de șapte ani pentru cele mai multe documente legate de taxe. Alte termene de păstrare a înregistrărilor sunt comparate cu prevederile politicii companiei. Aceasta poate lua forma unor simple, controale data felul de materiale pentru a se asigura că cele mai vechi înregistrări corespunde cerințelor de politică. Procedeele de eliminare sunt examinate de către auditor pentru a asigura distrugerea în timp util și adecvată. Auditorul va căuta dovezi că programele de depozitare și eliminare sunt disponibile angajaților.

înregistrările sunt păstrate de puțin folos în cazul în care informația dorită nu poate fi localizat în timp util. Auditorul va testa accesul prin solicitarea de informații și evaluarea eficienței sale de recuperare. De exemplu, auditorul poate solicita facturi de utilități din martie 2013 sau benzi de case de marcat din decembrie 2011. Accesul la anumite înregistrări este testat de asemenea. companii de carduri de credit cer ca datele deținătorului de card sunt stocate în siguranță, cu acces limitat la persoanele care au nevoie de informații. Un auditor poate solicita un angajat neautorizat pentru a prelua fișelor de card de credit pentru o anumită perioadă, de exemplu, pentru a testa integritatea de securitate.

Cu informații de afaceri de mult acum generate și stocate în format electronic, auditorul va evalua gestionarea înregistrărilor digitale, cu un ochi pe aceleași principii de retenție, indexare și acces. Securitatea portaluri de informații, cum ar fi e-mail și site-urile vor fi examinate pentru caracteristici de criptare a datelor. De rețea sau de nor integritatea de stocare și de acces sunt verificate. În cazul în care înregistrările digitale sunt create din hârtie scanate ale documentelor originale, auditorul se va asigura că procedurile de verificare sunt în vigoare înainte de înregistrări pe hârtie sunt distruse.