Cum de a crea un sistem de comandă de achiziție pentru o mică afacere

Permiterea angajați, chiar și manageri, pentru a face achiziții fără un sistem de urmărire centralizat poate duce la o varietate de dureri de cap, chiar și pentru o afacere mică, cu puțini angajați. Riscurile includ nelivrarea de articole, pierderea furnizorilor și închiderile operaționale. Crearea unui sistem de comandă de cumpărare vă ajută să urmăriți mai bine cheltuielile, pentru a primi elementele de care aveți nevoie la timp și pentru a evita problemele care pot afecta serios afacerea.

Examinați de ce doriți să instituie un sistem de comandă de cumpărare. S-ar putea să aveți probleme cu furnizorii de transport maritim materialele greșite și consumabilele sau nu livrarea acestora la timp. S-ar putea avea furnizori care nu va nava elemente fără pre-plată în cazul în care nu au un document scris de cumpărare. Sau pur și simplu s-ar putea dori să prevină fraude sau erori.

Decide care trebuie să se implice în configurarea sistemului comandă de achiziționare. Începeți cu contabil sau contabil, dacă aveți unul. Examinați extrasele de cont și de card de credit pentru a vedea cine face cele mai multe achiziții în cursul unei luni. În funcție de mărimea afacerii dumneavoastră, includ de conducere și membrii personalului care vor trebui să utilizeze noul sistem. Daca nu se va face munca le pune o persoană responsabilă de proiect și să-l dea autoritatea de a desemna sarcini de proiect către alți membri ai personalului. S-ar putea lua în considerare crearea unui mic comitet să se ocupe de sarcina. Includeți unul sau doi vânzători sau furnizori, care se va cere să accepte comenzile de achiziție.

Prezinte circumstanța sub care angajații pot face achiziții și care pot face achiziții. Acest lucru va limita care poate utiliza și transmite o comandă de cumpărare. Luați în considerare crearea unei liste de furnizori autorizați care vor accepta comenzile de achiziție, pentru a crește capacitatea de a controla costurile și de calitate. Aceasta elimină problema de a trebui să treacă verificări de credit furnizor frecvent atunci când efectuează achiziții.

Comenzile de aprovizionare sunt formele care devin centrul sistemului comandă de achiziționare. Crearea de formulare angajații pot utiliza că, permit un departament contabil sau contabil ușor de intrare ordinele de cumpărare într-un document financiar pentru referință ulterioară. Formularul trebuie să includă elemente cum ar fi următoarele:

• numele companiei, adresa și informațiile de contact dvs.
• departamentul care solicită achiziționarea
• persoană care a aprobat
• articolului achiziționat
• costul elementului pe unitate
• numărul de unități comandate
• costul total fără impozit
• Valoarea fiscală
• Suma totală cu taxe
• vanzatorul
• numărul de ordine de cumpărare
• data solicitată
• data livrării

Formularul trebuie să permită să rulați rapoarte de către furnizor, departament sau un element pentru a găsi rapid cât de mult compania cheltuiește în anumite zone. Fiecare document trebuie să aibă un număr de comandă pentru referință ușor atunci când contactați un vânzător sau furnizor sau vice-versa.

După ce ați creat primul proiect de noua comandă de achiziție, întrebați oamenii care trebuie să-l utilizeze pentru feedback-ul lor. Explicați de ce instituirea sistemului și oferă exemple de modul în contabilitate vor utiliza sistemul. Întrebați vânzătorii și furnizorii ceea ce ei cred că de formularul, iar dacă au adăugări le-ar dori să facă.

După ce ați utilizat recomandările și feedback-ul le-ați primit pentru a crea comanda de achiziție finală și procedurile de utilizare a acestuia, să comunice informațiile tuturor celor care vor fi implicați. Pune informațiile în scris și să trimită o copie a fiecărui membru al personalului. Au le semneze un document care să ateste că le-am primit, a citit și înțelege documentul.