Cum să scrie un raport de apel

femeie de afaceri pe telefon (Imagine: Szepy / iStock / Getty Images)

Un raport de apel este un aspect important de a rula de afaceri de succes. Agenții de vânzări și alți profesioniști folosesc rapoarte de apel pentru a înregistra detaliile tuturor apelurilor telefonice pe care le fac, precum și vizite la clienți potențiali și existenți. Rapoartele de apel includ de obicei, ceea ce a fost discutat, rezultatul conversației, precum și orice alte informații relevante. Aceste rapoarte sunt apoi înaintate autorităților de supraveghere și sunt folosite pentru a ține o evidență a contactelor cu clienții. Ele pot oferi, de asemenea, supervizori un feedback valoros cu privire la performanța de locuri de muncă unui angajat.

Începeți prin documentarea pe care ai vorbit cu. Includeți informații detaliate despre această persoană. Ar putea fi un client, potential client sau client returnarea. Raportul de apel ar trebui să includă numele persoanei, titlul de locuri de muncă, companie, informații de contact, precum și orice alte caracteristici definitorii. Un exemplu caracteristic ar putea fi că această persoană este pentru o promovare care să-i dea mai multă putere în cadrul companiei.

Includeți în raport, dacă ai vorbit cu nimeni altcineva în timpul apelului sau vizita. Este posibil să fi vorbit cu receptionera sau asistent, sau altcineva de la compania ar fi așezat în apelul pe vânzări. Asigurați-vă că pentru a include informații relevante cu privire la terț, cum ar fi în cazul în care ea are capacitatea de a lua o decizie cu privire la faptul dacă societatea cumpără de la tine.

Notați scopul apelului, și dacă era în persoană sau la telefon. S-ar putea fi încercarea de a face o vânzare, pentru a primi informații sau doar prinde din urmă cu un client existent. Detalierea scopul apelului este important, deoarece șeful dvs. va trebui să analizeze dacă este sau nu apelul a avut succes.

Adauga opinia ta despre succesul apelului la raportul de apel. Succesul este de obicei determinată de rezultatul. De exemplu, în cazul în care rezultatul final a fost o vânzare, apelul a fost cel mai probabil de succes. Cu toate acestea, succesul nu este intotdeauna negru sau alb. S-ar putea fi încercat să facă un contact cu un client potențial nou. Prin urmare, dacă ați fost în stare să vorbească cu această persoană, apelul a fost de succes, indiferent dacă este sau nu o vânzare a fost închisă.

Includeți orice alte informații care considerați că a fost relevantă în raportul de apel. Aspectul de birou sau starea de spirit a persoanei cu care ați vorbit cu potențial ar putea fi toate relevante pentru rezultatul final al apelului sau a vizita. De asemenea, astfel de informații pot dicta modul în care abordare a contacta această persoană în viitor. De exemplu, dacă un client potențial părea deranjat de abordarea de vânzări, supraveghetorul poate sugera că un alt agent de vânzări în biroul dumneavoastră, cu o altă încercare de abordare de vânzări a contacta această persoană în viitor.