Cum să stabilească procesul-verbal de reuniune

Utilizați agenda reuniunii ca linia directoare pentru a scrie minute întâlnire. Agenda reuniunii este linia directoare a reuniunii. Se actualizează participanții și le permite să cunoască obiectivele, rolurile lor în realizarea acestora și ce elemente specifice sunt atribuite acestora. Având în vedere că întâlnirea se bazează pe o agendă, ordinea de zi devine ghid pentru scrierea de minute.

descrie pe scurt rolurile participanților în cadrul reuniunii sau proiecte pentru discuții. Explicați rolul fiecărui participant pentru a ajuta la non-participanți cunosc care au participat la ce departament și în ce scop specific. Conturarea rolurile participanților asigură fiecare persoană participă la întâlnirea intenționat. Rolurile participanților sunt importante pentru facilitator de întâlnire și de participanți, astfel încât discuțiile de întâlnire merge mai departe, fără a fi împotmolit cu subiectele discutate anterior.

Evidențiați obiectivele reuniunii prin care să reiasă în mod clar. De exemplu: pentru a lua decizii, de a aduna idei sau pentru a actualiza echipa pe progres. Listarea obiective ajută cititorii să înțeleagă minutele clar scopul întâlnirii. Porțiunea de obiectiv sau obiective este ceea ce veți citi mai multe senior manageri în cazul în care acestea nu trebuie să fie implicate în obiectivele, nu este necesară în continuare lectură. În cazul în care un manager are un interes legitim în obiectivele, acesta poate opta să participe la următoarea reuniune.

Scrieți deciziile luate în cadrul reuniunii. Notă toate deciziile luate și discutate pentru a determina ordinea de zi a următoarei reuniuni a lui. Scrierea în deciziile permite participanților și non-participanți pentru a examina dacă orice activități de follow-up sunt necesare lor, pentru care apoi se pot pregăti. Deciziile evidențiate în cadrul reuniunii va fi acționat numai dacă sunt necesare discuții suplimentare într-o altă ședință, care ar fi o decizie în sine. Capturarea și partajarea deciziilor luate într-o ședință sunt critice pentru minute exacte, utile.

Scrie „Pasul următor“ sarcini cu numele unui individ responsabil de lângă ele. Acești pași permit facilitatorul întâlnire să se pregătească pentru următoarea reuniune, cât și pentru participanți și non-participanți să fie conștienți de ceea ce ei sunt responsabili pentru post-întâlnire. Acest lucru asigură faptul că indivizii se pregătească pentru următoarea reuniune, fie prin completarea sarcinilor lor sau atribuirea către altcineva care le poate finaliza și să participe la următoarea reuniune.

Trimite un proiect al reuniunii minute pentru participanți. Proiectul va permite participanților pentru a edita minutele prin actualizarea note, următorii pași și decizii. Un proiect de revizuire se asigură că toate informațiile a fost capturat în mod corespunzător și că indivizii gestiona sarcinile fiind atribuite lor sau departament. Ca parte a proiectului procesului de revizuire, oferă un termen de către toți participanții pe comentarii. În cazul în care nu se primesc modificări, minutele sunt considerate a fi acceptate de către toate părțile.

Trimite în procesul-verbal de întâlnire. Odată ce toate feedback-ul a fost adunate, trimite la reuniunea minute pentru toate persoanele care au fost invitați la reuniune. Copiați alții angajați sau participanți care au nevoie să fie informat. Procesul-verbal trebuie trimise în termen de 24 de ore de la sfârșitul reuniunii sau 12 ore înainte de următoarea reuniune, oricare dintre acestea survine mai întâi.