Cum să se pregătească pentru o întâlnire de proiect

Invitați persoanele potrivite la întâlnirea de proiect. Determina obiectivele pe care trebuie să le realizeze în cadrul reuniunii în baza invitaților. În cazul în care întâlnirea cu membrii echipei de proiect, s-ar putea stabili obiective de a obține actualizări de stare, rezolvarea problemelor interne și având membrii echipei împărtășesc informații unul cu altul despre proiect. În cazul în care întâlnirea cu părțile interesate de proiect, directori și clienți, obiectivul dvs. este de a oferi actualizări generale și piatra de hotar a răspunde la întrebări.

Solicitati subiecte pe ordinea de zi de la invitaților câteva zile înainte de reuniune. Mai degrabă decât dodging o curba pasă surpriză în cadrul reuniunii, cere întrebări și teme de discuție, de la cele legate de proiect. Acest lucru va permite timp pentru a pregăti și de a invita alte persoane care vă pot sprijini în cadrul reuniunii. Anticipeaza ce vor dori invitaților să audă și să discute cu privire la proiect. De exemplu, dacă știți clienții doresc să discute materiale de marketing, pentru a primi actualizări de la departamentul de comunicare și să invite un reprezentant la întâlnire.

Crearea unei agende oficiale întâlnire de proiect. Lista detaliile întâlnirii, cum ar fi numele întâlnirii, data, ora, locația și numărul de apel conferință în partea de sus a paginii. subiecte pe ordinea de zi, cum ar fi lista de statutul de proiect milestones- statutul de domenii de afaceri funcționale, cum ar fi IT, marketing, proiect departments- legale relevante și alte viitoare steps- și Buget orice subiecte sugerate de alții.

Trimite o invitație tuturor invitaților și agende electronice întâlnire. Include un plan de proiect sau un raport de stare pentru a însoți discuția cu privire la statutul și cronologie. Trimite invitația cât mai curând posibil și urmărirea ordinii de zi și atașamentele cel puțin una până la două zile înainte de reuniune. Acest lucru va permite invitaților dvs. să revizuiască documentele și să se pregătească în avans.

Verificați la întâlnirea de logistică, cum ar fi rezervări sală de conferințe și de configurare a camerei de mai multe zile înainte de întâlnire. Testați-vă și numărul de întâlnire web apel conferință Conectări, după caz, pentru a se asigura că acestea sunt de lucru și sunt ușor de accesat. Pe măsură ce participanții sunt probabil de lucru pe mai multe sarcini, nu doriți să pierdeți timpul cuiva cu numere de telefon defecte și link-uri web.