Cum de a documenta un proces de afaceri

În timpul zilei de lucru, angajații urmează mai multe procese pentru a realiza obiectivele lor. Aceste obiective variază în funcție de poziția și includ taxe, cum ar fi intrări de jurnal de înregistrare, răspunzând la întrebările clienților sau depanarea problemelor calculatorului. Fiecare departament lucreaza spre obiective diferite și utilizează procese diferite pentru a realiza aceste obiective. Unele companii nu dispun de timp pentru detalii cu atenție procesele de business pe care le utilizează. Cu toate acestea, scrierea proceselor de afaceri oferă numeroase beneficii pentru o companie. Atunci când o companie documentează procesele sale de afaceri, creează pași detaliate cu care pot ghida angajații actuali și instrui noii angajați.

Scrie obiectivul procesului de afaceri. Această declarație enumeră motivele și importanța în urma procesului descris. La dezvoltarea obiectivul, gândiți-vă de ce angajații trebuie să urmeze procesul și să ceară conducerii ce rezultatul ca urmare a procesului ar trebui să fie: obiectivul trebuie să transmită aceste înțelegeri.

Identificați fiecare pas pe care are loc pe tot parcursul procesului și scrie fiecare pas ca o singură frază.

Examinați fiecare pas pentru a determina dacă se adaugă la finalizarea procesului sau utilizează resurse, fără a adăuga valoare. Elimină acei pași care nu contribuie la obiectivul.

Identificarea și lista sarcinile necesare pentru a finaliza fiecare pas. Includeți informații cu privire la orice resurse necesare pentru a finaliza pasul și cum să dobândească aceste resurse. Scrie fiecare detaliu în ordinea în care trebuie efectuată.

Desenarea unei organigrame. Unii angajați aflați mai multe de a vedea o diagramă vizuală a procesului decât etapele de citire. Include fiecare pas și detaliu scris în procesul în organigrama.

Examinați procesul general pentru a identifica orice pași ratat. După crearea unui proces de afaceri preliminar, citirea documentului de la început. Practica fiecare pas, atât vizual și fizic, pentru a se asigura că fiecare pas necesar este inclus. După ce a concluzionat că procesul de afaceri este completă, imprimați o copie finală a documentului.

sfaturi Avertismente

Să presupunem că angajatul citind procesul de afaceri nu are nici o cunoaștere prealabilă a companiei sau a resurselor sale și includ măsuri care par evidente pentru muncitorul experimentat, deoarece acești pași nu poate fi evident pentru lucrătorul lipsit de experiență.
Creați documentul de proces de afaceri utilizând software de procesare de text. Acest lucru vă permite să efectuați modificări ușor ca procesul de afaceri evoluează.