Cum se scrie o scrisoare de scuze pentru clienți

În ciuda eforturilor tale, clienții vor primi frecate mod greșit din când în când. (Imagine: Digital Vision./Digital Vision / Getty Images)

Încercați ca s-ar putea să ofere posibile cele mai bune servicii, vor fi în mod inevitabil, momente în care nu veți avea clienți supărat. Unele incidente pot fi numai vina ta, în timp ce altele pot rezulta dintr-un client oportunistă încercarea de a obține ceva gratuit prin intermediul unui ecran de furie faux. În orice caz, este esențial să abordeze problema cu bunătate și tact, ca un client supărat are puterea de a răspândi publicitate negativă despre afacerea ta.

Cumulați toate faptele situației. Ultimul lucru pe care doriți să faceți este de a scrie o scrisoare de formă care nu reușește să abordeze toate specificul situației. Un client furios sau părăsită vrea să vadă că ați luat timp pentru a înțelege personal plângerea sa și că-ți pasă de fapt. Dacă este posibil, vorbesc cu toți cei care au fost martori la incident, dacă au existat mai mulți angajați implicați. Acest lucru este important deoarece, dacă aveți doar un punct de vedere un membru al personalului, acesta poate fi denaturate dacă el este încă supărat cu privire la aceasta sau la client.

Imediat în Cere-ti scuze scrisoarea. Nu bate în jurul cozii cu politețuri în gol la început. Prima teză ar trebui să implice „Ne pare rău“ într-o formă sau de moda. Puteți adăuga orice altă netezire prolix peste, în restul corpului scrisorii, dar păstrează lucruri pe primul loc și ne cerem scuze cât mai repede posibil.

Arată empatie pentru situația clientului. A spune că ești rău este important, dar oprindu-se poate răni șansele de a-l la cumpărături cu tine din nou, deoarece el poate crede că te doar ceri scuze pentru că trebuie să. Du-te în detalii. De exemplu, în cazul în care clientul a fost scurtcircuitat o tavă de alimente pentru o comandă de catering, explica cum să înțelegeți cât de jenat el poate simți de când el încerca să impresioneze clienți noi în cadrul reuniunii sale de afaceri.

Oferta ceva compensatorie, dacă este posibil. Desigur, nu doriți să renunțe la magazin, dar banii cheltuiți în plus sau pierde in intermediare este bine în valoare dacă vă asigure sprijinul ei pentru anii ce vor urma. A spune că ești rău este bun, detaliind empatia este mai bine, dar oferă ceva tangibil pentru ei probleme este de aur.